Niittykumpu goes Erasmus+!

Saimme viime viikolla tietää, että Erasmus+ hankerahoitushakemuksemme olikin mennyt seulasta läpi, ja kaksikielinen opetiimi lähtee matkaan! Otimme uutisen ilolla ja innolla vastaan, sillä myönnettävästi olimme jo luopuneet toivosta, ja arvelleet että hakemuksemme on arkistoitu jonnekin Mappi Ö:hön.

Sinne se hakemus ny meni... 

Odottavan aika oli siis pitkä, mutta lopulta palkitseva. Ja nytpä onkin kiirettä pitänyt, sillä allekirjoittanut oli kiinnostunut kesäkuun alussa alkavasta kurssista Kyproksella, ja eihän se ihan niin vain ole, että rahat tuli,  ja matkaan.

Tässä seuraa siis ensin pieni selvitys siitä, mitä kaikkea on pitänyt tehdä tähän mennessä.

Alkuperäinen hakemusprosessi tiivistettynä:

- Erasmus+ liikkuvuushakemus. Kyseinen lomake on sen melkein 30 sivua, mutta CIMOn sivuilla on myös erittäin hyvät ja yksityiskohtaiset neuvot joka askeleelle.

     - Tähän hakemuksen täyttöön kuuluu myös mielenkiintoisten kurssien valinta School Education Gateway sivustolta. Tämä osa oli itseasiassa varsin mielekästä ;). Kun olimme löytäneet kurssimme, saatoimme alkaa tarkemmin kirjaamaan hakemukseen tämän kaksikielisten opettajien kouluttautumisprojektia. Hankeprojektimme nimi oli edelleen "CLIL teachers' further training", mutta suurimmalla osalla kurssikiinnostuksissa oli myös ICT taitojen kehittämistä, ja niiden tuomista luokkaan.

     - Lisäksi pitää kirjautua URF-portaaliin, ja hakea PIC-numeroa, täyttää perus-, tilitieto-, ja oikeussubjektilomakkeita. Varsinkin listan loppupään asioita olisi ollut aika orpoa lähteä tekemään ilman rehtorin ja koulusihteerin hyvin auttavaista asennetta.

    - Hakemus laskee sitten automaattisesti lähtömaan ja kohdemaan perusteella lentoavustuksen, henkilökohtaisen tuen, kurssimaksun, ja koululle osoitetun tuen jokaista lähtijää kohden.

    - Kannattaa muuten tehdä tämä ihan rauhassa ajan kanssa, eikä niin, että lähettää sen tuntia ennen deadlinea...

Lomake jos toinenkin...

Ja tuo oli vasta siinä hakuvaiheessa. Sitten muutaman kuukauden, ja haudattujen haaveiden jälkeen, tulikin ilmoitus, että hanke on hyväksytty, ja alkoi seuraava prosessi.

Meillä jokainen lähtijä on menossa eri kursseille eri maihin, ja koska itselläni sattuu tästä meidän sakista olemaan ensimmäinen lähtö, kirjaan tässä nyt niitä mitä olen tässä myönteisen päätöksen jälkeen vielä tehnyt;

- Otin yhteyttä kurssinvetäjään, ja ja ilmoittauduin. Osa ilmoittautuneista oli jo laittanut nimensä listaan ennen myönteistä rahoituspäätöstä, mutta varmistuakseen että pääsee kurssille jos hakemukset menevätkin läpi. Tai voihan olla, että joihinkin maihin rahoituspäätökset tulivat aiemmin, kuin meille. Joka tapauksessa oman kurssini kohdalla kävi tuuri, ja sain viimeisen vapaan paikan. Tähän kurssiin kuuluu myös majoituksen järjestäminen kurssinpitäjän puolelta, niin siltä osin selvisin myös helpolla.

- Espoon kaupungin ESSI-portaalista löytyi muutaman mutkan jälkeen (ESSI > toimialat > sivistystoimi > suomenkielinen opetus > tietopankki > kansainvälinen toiminta > kansainvälisen toiminnan opas) hyvin kattavat ohjeet kansainväliselle toiminnalle. Sitä nivaskaa on tullut selattua edestakaisin muutamaankin otteeseen näinä päivinä.

- Lennot piti varata HRG-matkatoimiston kautta, sillä se hoitaa Espoon kaupungin työntekijöiden matkajärjestelyjä. Puhelinpalvelu oli erittäin ystävällistä, ja nettiportaali varsin selkokäyttöinen. Nettiportaalia varten piti olla tiedossa reskontra ja kustannuspaikkanumerot, ja näissä koulusihteeri oli jälleen avuksi. Jos kurssini ei olisi järjestänyt majoitusta, senkin pitäisi mennä sitten HRG:n kautta, jotta kulut ja rahoitukset saadaan ohjattua oikeita kautta oikeisiin kohteisiin.

- Piti täyttää virkamatkahakemus opetusvirastolle. Vaikka matka sijoittuukin opetuksettomaan kesäkeskeytysaikaan osaltani, matkaan olen silti lähdössä Niittykummun koulun nimiin saadulla rahalla, ja näin varmistan vakuutustenkin olevan osaltani voimassa. Tämä hakemus pitää olla vähintään 2 viikkoa ennen matkaa rehtorin puoltamana virastolla.

     - Tähän hakemukseen kirjataan sitten ne kaikki kulut - lennot, kurssimaksu, majoitus, ja muut. Kuten tuolla yllä mainitsin, alkuperäinen hakemus laskee lähtijöille rahamäärän lentoihin, kurssiin, ja henkilökohtaiseen avustukseen, millä on tarkoitus kattaa asumiskuluja. Siispä kaupungille lähtevään virkamatkahakemukseen "Muut kulut" kohtaan tuli se määrä joka jäi kun vähennettiin Erasmus+ rahasta todelliset matkakulut. Muita kuluja kattaakseni tulee luultavasti kuittirumbaa eteen reissun jälkeen, mutta matkamuistojahan nekin ;)

- Lisäksi tässä odotellaan kokoajan, että se virallinen CIMOn ja Espoon välinen hankesopimus tulisi sähköposteihin, mitä viime viikon hyväksyntäkirjeessä sanottiin tällä viikolla tuleman. Jahka tuo sopimus tulee, se pitää vielä välittää eteenpäin virastoon tietylle henkilölle, ja täyttää sopimuksesta eräänlainen kaavake, jotta se arkistoituu kaupungilla oikeaan paikkaan.

- Alkuperäiset hakemuspaperit (tai tulosteet niistä..) lähtevät postitse virastoon, jotta ne saadaan siinäkin muodossa arkistoitua.

- Jokaisen pitäisi vielä kurssistaan hoitaa todistuksena Europass - liikkuvuustodistus, mikä on sitten ihan virallinen todistus mm. Opetushallituksenkin silmissä, ja ilmeisesti ihan näppärä lisä myös CV:n täytteeksi. Toki sekin on viissivuinen lomake mihin tarvitaan leimoja ynnä muuta, mutta eikai mikään ole virallista, jos ei ole leimaa päällä.

Sitten on lisäksi tietysti kurssilta itseltään saadut ennakkotehtävät, mutta niitä nyt hoitaa tässä matkatäpinöissään ihan mielellään :)